Informacja o danych osobowych
Tu wyjaśniam, jakie dane przetwarzam, kiedy wysyłam do firm listy z projektem strony internetowej, kiedy ktoś ogląda taki projekt i kiedy ktoś zostaje moim klientem.
Nie chcesz listów ani projektu? Wystarczy jedna wiadomość
Wyślij SMS o treści STOP na numer 575 849 285 albo e-mail na strona@syntaxcrew.pl. Możesz też kliknąć „Usuń to demo” na pasku nad projektem strony.
Wtedy od razu usuwam projekt strony i dane Twojej firmy. Nie napiszę ponownie. Nie musisz podawać powodu.
Zostawiam tylko krótki wpis na liście wykluczeń (nazwa firmy i NIP albo identyfikator wizytówki), żeby nie wysłać do Ciebie listu jeszcze raz.
[DO SPRAWDZENIA] Termin „od razu”. Proponuję w praktyce: najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych. Rozpoznanie firmy przy SMS: po numerze nadawcy albo po adresie projektu (decyzja z 10.11). Gdy numer jest nieznany, odpisuję z prośbą o adres projektu.1. Kto jest administratorem
Administratorem danych jestem ja: Filip Weber, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą SyntaxCrew.
- adres: ul. Jagiellońska 16, 05-120 Legionowo (skrytka pocztowa nr 152)
- NIP: 5361995892 (wpis można sprawdzić w CEIDG na biznes.gov.pl)
- telefon i SMS: 575 849 285
- e-mail: strona@syntaxcrew.pl
We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz albo dzwoń bezpośrednio do mnie. Nie wyznaczyłem inspektora ochrony danych, bo w mojej działalności nie jest wymagany.
[DO SPRAWDZENIA] Adres: wpisać adres do korespondencji z CEIDG (nie udało się go ustalić z publicznych źródeł; Filip uzupełnia). Brak obowiązku IOD (art. 37 RODO) przy tej skali: moja ocena, do potwierdzenia.2. Dostałeś list z projektem strony
Szukam małych firm, które nie mają własnej strony internetowej. Dla wybranej firmy przygotowuję projekt strony i wysyłam jeden list pocztą. W liście jest kod QR i adres, pod którym można obejrzeć projekt.
Skąd mam dane
Nie dostałem ich od Ciebie. Pochodzą z publicznych źródeł:
- CEIDG (rejestr firm na biznes.gov.pl): imię i nazwisko właściciela, nazwa firmy, adres, NIP;
- wizytówka firmy w Mapach Google: nazwa, adres, telefon, godziny otwarcia, opis, ocena, opinie i zdjęcia;
- portale z ofertami i katalogi firm: opis usług, obszar działania, zdjęcia;
- publiczny profil firmy w mediach społecznościowych, jeśli firma go ma: zdjęcia i opis usług.
Jakie dane przetwarzam
- imię i nazwisko właściciela, forma zwrotu (Pan/Pani) użyta w liście;
- nazwa firmy, adres, telefon, NIP, godziny otwarcia, branża i obszar działania;
- zdjęcia, ocena i opinie z wizytówki (opinie z imieniem i pierwszą literą nazwiska autora);
- identyfikator wizytówki w Google;
- moja ocena, czy firma pasuje do oferty (np. czy ma stronę, ile ma opinii, czy działa w okolicy);
- data wysłania listu, numer listu zapisany w kodzie QR, data ważności projektu;
- informacja, czy i kiedy projekt został otwarty i czy na telefonie, czy na komputerze.
Po co i na jakiej podstawie
Cel: przedstawienie mojej oferty, czyli marketing bezpośredni własnych usług. Obejmuje to wybór firm, przygotowanie projektu strony, wysłanie listu i sprawdzenie, czy list zadziałał.
Podstawa: mój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Marketing bezpośredni jest w RODO wprost wskazany jako taki interes (motyw 47).
Dlaczego uważam, że to nie narusza Twoich interesów: piszę do firmy w sprawie związanej z jej działalnością, używam danych, które firma sama opublikowała dla klientów, wysyłam jeden list, nie dzwonię i nie piszę e-maili bez Twojej zgody, a projekt możesz usunąć jednym kliknięciem lub SMS-em.
[DO SPRAWDZENIA] Test równowagi (LIA) trzeba spisać w osobnym dokumencie wewnętrznym. Prawnik powinien ocenić argument „rzetelności źródła” (art. 5 ust. 1 lit. a RODO) w świetle warunków Google Maps Platform, które zabraniają kopiowania danych z Places API (zob. docs/research/e-kanal-prawo.md pkt 7–8).Ocena, czy firma pasuje do oferty
Przy każdej firmie zapisuję prostą ocenę punktową: czy ma stronę, jak wygląda jej wizytówka, czy działa w moim regionie. Służy mi tylko do wyboru adresatów listów i do sprawdzenia, które firmy odpowiadają. Nie wywołuje dla Ciebie żadnych skutków prawnych i nie podejmuję na jej podstawie decyzji wobec Ciebie (art. 22 RODO nie ma tu zastosowania).
Kod QR w liście
Kod QR zawiera numer tego listu. Dzięki niemu wiem, czy projekt został otwarty, kiedy i czy na telefonie, czy na komputerze. Nie zbieram innych danych o osobie, która go ogląda. Nie używam plików cookie ani narzędzi do śledzenia.
Jak długo
- Projekt strony i dane firmy trzymam do dnia podanego w liście i na pasku projektu. To 21 dni od nadania listu. Na Twoją prośbę („Proszę o więcej czasu”) przedłużam ten termin jeden raz, o 14 dni.
- Po tym dniu projekt znika, a dane firmy usuwam z serwera i z moich kopii roboczych, najpóźniej w ciągu 7 dni.
- Po sprzeciwie usuwam projekt i dane od razu. Zostaje tylko wpis na liście wykluczeń (opisany wyżej), dopóki wysyłam listy.
- Rejestr wysyłek: krótki wpis „list do firmy X wysłany dnia Y” trzymam przez {12 miesięcy}, żeby móc wykazać, co i kiedy robiłem (zasada rozliczalności, art. 5 ust. 2 RODO).
- Jeśli się odezwiesz, dane trzymam na czas rozmów (punkt 5), a jeśli zawrzemy umowę, na zasadach z punktu 6.
Czy muszę Ci coś odpowiadać
Nie. Jeśli nic nie zrobisz, projekt sam zniknie w podanym dniu razem z danymi. Nie zadzwonię i nie napiszę e-maila bez Twojego zaproszenia.
[DO DECYZJI, Filip] Kartka z przypomnieniem w kolejnych partiach (decyzja z 10.11: w pierwszej partii jej nie ma). Jeśli wejdzie, opisać ją tutaj i w klauzuli w liście: „najwyżej jedna kartka z przypomnieniem”.3. Oglądasz projekt strony
Projekt strony (demo) leży na serwerze w Unii Europejskiej, pod adresem w domenie syntaxcrew.pl. Nie jest widoczny w wyszukiwarkach. Trafia na niego tylko ten, kto zna adres.
Co zapisuje serwer
Przy każdym wejściu serwer zapisuje w dzienniku (logu):
- skrócony adres IP (ostatnia część adresu jest wyzerowana, więc nie wskazuje konkretnego urządzenia);
- datę i godzinę;
- adres otwartej strony (w tym numer listu z kodu QR);
- typ przeglądarki i systemu (tzw. user agent);
- kod odpowiedzi serwera i ilość przesłanych danych.
Cel: bezpieczeństwo i działanie serwera, wykrywanie nadużyć oraz zbiorcze statystyki (ile osób otworzyło projekty, czy list zadziałał). Podstawa: mój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jak długo: 30 dni. Potem zostają tylko liczby zbiorcze, bez adresów IP.
[DO SPRAWDZENIA] Domyślny log JSON serwera Caddy zapisuje wszystkie nagłówki żądania (m.in. Referer) i port klienta. Albo ograniczyć log do pól wymienionych wyżej, albo dopisać „stronę, z której przyszło wejście (referer)”. Maska IP: /24 dla IPv4, /48 dla IPv6 (v-infrastruktura 5.3). Skrócony IP z innymi danymi nadal może być daną osobową, dlatego jest opisany.Bez plików cookie i bez śledzenia
Projekt nie zapisuje na Twoim urządzeniu plików cookie ani innych danych. Nie ma Google Analytics, pikseli reklamowych ani skryptów firm trzecich.
[DO SPRAWDZENIA] Dziś dema ładują fonty z Google Fonts (decyzja z 9.11: przeniesienie na VPS przy budowie infrastruktury). Wtedy adres IP odwiedzającego trafia do Google, także poza EOG. Przed pierwszym listem fonty muszą być serwowane z własnego serwera, inaczej to zdanie jest nieprawdziwe.Mapa dojazdu
Jeśli projekt ma przycisk „Pokaż mapę dojazdu”, mapa wczytuje się z serwerów Google dopiero po kliknięciu. Wtedy Google (Google Ireland Limited) przetwarza Twoje dane jako osobny administrator, według własnych zasad: policies.google.com/privacy. Google może przekazywać dane poza EOG. Bez kliknięcia nic nie trafia do Google.
Przyciski „Zadzwoń” i „SMS”
Przyciski otwierają aplikację telefonu na Twoim urządzeniu. Ja nie widzę, czy ktoś je kliknął, ani numeru, z którego dzwoni. Przyciski w samym projekcie prowadzą do firmy, dla której projekt powstał. Tylko przyciski na ciemnym pasku projektu („Zadzwoń do Filipa”, „Napisz do mnie”) prowadzą do mnie.
Czy mogę Cię rozpoznać
Zwykle nie. Ze skróconego adresu IP nie ustalę, kim jesteś. Jeśli chcesz skorzystać z praw opisanych niżej co do wpisów w logu, podaj mi dodatkowe informacje, które pozwolą je odnaleźć, np. adres projektu i przybliżony czas wejścia (art. 11 RODO).
4. Twoja opinia albo zdjęcie jest w projekcie
Projekt strony może zawierać wybrane opinie z wizytówki firmy w Mapach Google (imię i pierwsza litera nazwiska autora, data, ocena, treść) oraz zdjęcia z tej wizytówki. Nie używam zdjęć, na których widać twarze, tablice rejestracyjne albo inne dane osobowe.
- Źródło: publiczna wizytówka firmy w Mapach Google.
- Cel i podstawa: pokazanie właścicielowi firmy, jak mogłaby wyglądać jego strona z opiniami klientów; mój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Jak długo: tak długo jak projekt (punkt 2).
- Sprzeciw: napisz albo wyślij SMS, podając adres projektu. Usunę opinię lub zdjęcie od ręki.
5. Kontaktujesz się ze mną
Gdy dzwonisz, wysyłasz SMS albo e-mail, albo wypełniasz krótki formularz „Chcę tę stronę”, przetwarzam dane, które podajesz: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, nazwę firmy i treść wiadomości.
- Cel: odpowiedź, ustalenie poprawek w projekcie i przygotowanie umowy.
- Podstawa: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w pozostałym zakresie mój prawnie uzasadniony interes, czyli prowadzenie korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Jak długo: do końca rozmów, najdłużej {3 miesiące} od ostatniej wiadomości, chyba że zawrzemy umowę.
Telefon albo e-mail z ofertą wysyłam tylko wtedy, gdy wyraźnie o to poprosisz. Taką zgodę możesz w każdej chwili cofnąć tak samo łatwo, jak ją wyraziłeś.
Formularz zgłoszenia na syntaxcrew.pl
Gdy wysyłasz zgłoszenie przez formularz na stronie syntaxcrew.pl, przetwarzam dane, które w nim wpisujesz: nazwę firmy, branżę, miasto, telefon albo adres e-mail, opcjonalnie link do Twojej wizytówki lub strony oraz imię lub nazwę osoby, która Cię poleciła. Zapisuję też czas zgłoszenia, skrócony adres IP (ostatni segment adresu IPv4 albo końcówkę adresu IPv6 zastępuję zerami) i nazwę przeglądarki. Pełnego adresu IP nie zapisuję. Pole „kto polecił” jest dobrowolne.
- Cel i podstawa: odpowiedź na zgłoszenie i przygotowanie projektu strony na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz ochrona formularza przed nadużyciami i spamem, w tym limit zgłoszeń z jednego adresu na godzinę, do którego potrzebuję skróconego adresu IP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mój prawnie uzasadniony interes).
- Jak długo: {3 miesiące} od ostatniego kontaktu z Tobą, jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy. Jeśli umowa zostanie zawarta, dane przechodzą do rozliczeń i obsługi (punkt 6).
- Komu je przekazuję: zgłoszenia zapisuję na serwerze u dostawcy hostingu (netcup GmbH, serwer w Niemczech). Powiadomienie o zgłoszeniu trafia na moją skrzynkę przez usługi poczty (Cloudflare i Google). Szczegóły w punkcie 7.
- Sprzeciw: wobec przetwarzania opartego na moim interesie możesz sprzeciwić się w każdej chwili. Napisz albo wyślij SMS, a usunę zgłoszenie od ręki.
Przycisk „Chcę tę stronę” na pasku projektu
Gdy klikniesz „Tak, chcę tę stronę” na pasku nad projektem strony, zapisuję: identyfikator projektu (slug), wybrany sposób odpowiedzi (SMS albo e-mail), adres e-mail, jeśli go wpiszesz (jest dobrowolny), czas zgłoszenia, skrócony adres IP (ostatni segment adresu IPv4 albo końcówkę adresu IPv6 zastępuję zerami) i nazwę przeglądarki. Do zgłoszenia dołączam nazwę firmy i numer telefonu firmy z jej publicznej wizytówki w Google, przypisane do tego projektu, bo na ten numer odpowiadam SMS-em. Niczego innego nie wpisujesz.
- Cel i podstawa: odpowiedź na zgłoszenie i przygotowanie projektu na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Skrócony adres IP służy do limitu zgłoszeń z jednego adresu na godzinę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgłoszenie nie jest zamówieniem ani umową.
- Jak długo: tak samo jak przy formularzu powyżej: {3 miesiące} od ostatniego kontaktu z Tobą, jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy.
6. Zostajesz moim klientem
Gdy zamawiasz stronę w abonamencie, przetwarzam dane potrzebne do umowy:
- imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, NIP, telefon, e-mail;
- dane do faktur i historię płatności;
- dane abonenta domeny (domenę rejestruję na Ciebie);
- treść naszej korespondencji i prośby o zmiany na stronie;
- treść zgód i oświadczeń złożonych przy zamówieniu, z datą i godziną.
Danych karty płatniczej nie widzę. Obsługuje je operator płatności.
| Cel | Podstawa i okres |
|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy (budowa i utrzymanie strony, domena, zmiany, rozliczenia) | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przez czas trwania umowy. |
| Faktury i księgowość | Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Do przedawnienia roszczeń. |
| Dowód złożenia zgód i oświadczeń (np. zgody na start usługi przed upływem 14 dni) | Prawnie uzasadniony interes i rozliczalność. Do przedawnienia roszczeń. |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie mogę zawrzeć umowy ani wystawić faktury.
Na stronie, którą dla Ciebie utrzymuję, to Ty decydujesz o danych osób odwiedzających. Ja przetwarzam je w Twoim imieniu na podstawie umowy powierzenia, a każda strona ma własną politykę prywatności.
[DO SPRAWDZENIA] Płatności obsługuje Stripe (karta, BLIK cykliczny; przelew tylko awaryjnie), faktury wystawia inFakt. Okres przedawnienia: dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą zwykle 3 lata, z końcem roku kalendarzowego (art. 118 k.c.). Okres 5 lat dla dokumentów księgowych (art. 86 Ordynacji podatkowej). Prawo do przenoszenia danych (art. 20) dotyczy danych przetwarzanych na podstawie umowy.7. Komu przekazuję dane
Danych nie sprzedaję i nie udostępniam w celach marketingowych. Korzystam z usług firm, które przetwarzają dane na moje zlecenie i według moich poleceń:
- firma hostingowa netcup GmbH: serwer w Niemczech (projekty stron, strony klientów, logi);
- poczta hybrydowa Postivo, która drukuje list i przekazuje go operatorowi pocztowemu (tylko listy nadane tą drogą; część listów drukuję i nadaję sam);
- Poczta Polska S.A., która doręcza list;
- poczta e-mail: przekierowanie Cloudflare (Cloudflare, Inc.) i skrzynka Gmail (Google) i operator mojego telefonu, gdy piszesz lub dzwonisz;
- narzędzie AI Anthropic, PBC (USA), które pomaga mi przygotować plan i teksty projektu strony oraz listu na podstawie danych z punktu 2;
- dla klientów dodatkowo: operator płatności Stripe Payments Europe, Ltd., program do faktur inFakt, Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów), rejestrator domen i rejestr domen .pl (NASK), a jeśli korzystam, także biuro rachunkowe {BIURO RACHUNKOWE}.
Operator płatności, rejestr domen i Ministerstwo Finansów mogą działać jako osobni administratorzy, według własnych zasad. Dane mogę też przekazać organom państwowym, gdy wymaga tego prawo.
[DO SPRAWDZENIA] (1) Uzupełnić przed publikacją: dostawcę AI. Poczta: Cloudflare Email Routing i Gmail to firmy z USA (przekazanie poza EOG, patrz punkt 8). Rejestrator domen jest celowo bez nazwy. (2) Z każdym podmiotem przetwarzającym potrzebna umowa powierzenia (Postivo wymaga jej w regulaminie, § 9.12). (3) Rola operatora płatności (Stripe Payments Europe, Ltd. działa zwykle jako osobny administrator w części KYC/antyfraud; Stripe może przekazywać dane poza EOG, w tym do USA). (4) Model AI: dziś plan strony pisze Claude Opus 5.5 przez API Anthropic, a brief zawiera nazwę, adres, telefon i opinie z imieniem autora. To odbiorca, którego klauzula w liście nie wymienia — patrz punkt 8.8. Czy dane wychodzą poza Europejski Obszar Gospodarczy
Serwer, na którym są projekty i strony klientów, stoi w Niemczech. Część dostawców, z których korzystam, to firmy z USA: dostawca narzędzia AI (Anthropic), który pomaga przygotować projekt strony i list, poczta e-mail (Cloudflare, Google) oraz operator płatności (Stripe). Dane mogą więc trafić do USA. Odbywa się to na zasadach przewidzianych w prawie UE: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework), a gdy dostawca jej nie stosuje, na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję. Kopię tych zabezpieczeń możesz dostać, pisząc do mnie.
[DO SPRAWDZENIA — WAŻNE] Decyzja Filipa z 10.11: klauzula w liście nie wspomina o USA, a zdanie „dane nie są przekazywane poza EOG” z niej usunięto. Podstawa przekazania do USA (art. 14 ust. 1 lit. f RODO) czeka na prawnika. Dane mogą wychodzić poza EOG w trzech miejscach: (a) API modelu AI (Anthropic, USA) dostaje dane firm i imiona autorów opinii przy generowaniu planu strony i treści listu; (b) Google Fonts na demach (patrz punkt 3); (c) operator płatności (Stripe) może przekazywać dane do USA. Opcje: (1) przetwarzanie u dostawcy AI w regionie UE, jeśli jest dostępne, albo pseudonimizacja briefu (bez imion autorów opinii i nazwiska właściciela); (2) uczciwie opisać przekazanie z podstawą (decyzja Komisji o odpowiednim stopniu ochrony dla USA, czyli EU-US Data Privacy Framework, jeśli dostawca jest certyfikowany, albo standardowe klauzule umowne) i poprawić klauzulę w liście przed pierwszą wysyłką. Wtedy tutaj: „Dostawca narzędzia AI może przetwarzać dane w USA. Podstawą jest {DPF / standardowe klauzule umowne}. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać na prośbę.”9. Twoje prawa
Masz prawo:
- sprzeciwu wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego. Ten sprzeciw jest bezwzględny: po nim nie wykorzystam już Twoich danych w tym celu (art. 21 ust. 2 i 3 RODO). Sprzeciw możesz też złożyć wobec innego przetwarzania opartego na moim uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją sytuacją (art. 21 ust. 1);
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15);
- sprostowania danych nieprawdziwych lub nieaktualnych (art. 16), np. gdy projekt podaje złe godziny;
- usunięcia danych (art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych, jeśli przetwarzam je na podstawie umowy (art. 20);
- cofnięcia zgody w każdej chwili, jeśli wyraziłeś zgodę (np. na kontakt telefoniczny). Cofnięcie nie wpływa na to, co zrobiłem wcześniej.
Jak skorzystać: SMS lub telefon na 575 849 285, e-mail na strona@syntaxcrew.pl albo list na adres z punktu 1. Odpowiem bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. To nic nie kosztuje.
Żebym nie pokazał danych niewłaściwej osobie, przy prośbie o dostęp do danych mogę poprosić o potwierdzenie, że chodzi o Twoją firmę, np. przez wiadomość z numeru telefonu firmy albo podanie adresu projektu z listu. Przy sprzeciwie i prośbie o usunięcie nie robię utrudnień.
Skarga do organu nadzorczego
Jeśli uważasz, że przetwarzam dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. Chętnie jednak najpierw wyjaśnię sprawę sam.
Decyzje automatyczne
Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają.
10. Zmiany tej informacji
Gdy coś zmieniam w sposobie przetwarzania danych, aktualizuję tę stronę i datę na górze. Poprzednie wersje udostępniam na prośbę.